Kinh nghiệm quyết toán thuế về hóa đơn (hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng)

Những kinh nghiệm quyết toán thuế với cơ quan thuế, những chú ý khi quyết toán thuế – khi có đoàn thanh tra thuế kiểm tra doanh nghiệp

Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là một loại chứng từ gốc đặc biệt quan trọng cả trên phương diện quản lý tài chính doanh nghiệp (DN) và trên phương diện quản lý thuế của cơ quan nhà nước.
Trong những năm gần đây, Tổng cục Thuế đã coi quản lý hóa đơn, chứng từ là một trong những trọng tâm công tác.Đặc biệt, ngành Thuế đã đẩy mạnh hoạt động đối chiếu hóa đơn giữa cơ quan thuế các địa phương và chú trọng kiểm tra hóa đơn chứng từ trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Một số sai phạm thường gặp của Doanh nghiệp liên quan đến Hóa đơn

Về phía người bán, hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn là chứng từ gốc xác định doanh thu (giá) tính nhiều sắc thuế quan trọng liên quan đến DN như: thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế xuất khẩu. Như vậy, nếu người bán không lập hóa đơn mà cơ quan quản lý thuế không phát hiện được thì họ có thể trốn nhiều sắc thuế cùng lúc. Nếu người bán ghi giá bán trên hóa đơn thấp hơn giá trị thực giao dịch thì cũng dẫn đến giảm nghĩa vụ thuế của người bán nhưng thất thu ngân sách nhà nước (NSNN). Việc lập hóa đơn chậm so với thời điểm bán hàng hóa, dịch vụ cũng là một cách thức trì hoãn nộp thuế cho nhà nước.
Về phía người mua hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn là chứng từ gốc để xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, chi phí tính thuế TNDN. Những hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn giả…) dẫn đến tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, tăng chi phí được trừ, và do vậy, làm giảm thuế GTGT phải nộp hoặc tăng số thuế GTGT được hoàn và giảm thuế TNDN phải nộp. Trong trường hợp tăng số thuế được hoàn thì không những thất thu thuế mà còn chiếm đoạt bất hợp pháp tiền NSNN

Dưới đây là những kinh nghiệm khi quyết toán thuế không thể bỏ qua đổi với chủ doanh nghiệp hay kế toán để hạn chế sai sót, rủi ro liên quan đến Hóa đơn – chứng từ khi thanh tra quyết toán thuế:

Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra (khi kê khai thuế giá trị gia tăng) với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?

– Các hóa đơn đầu vào kê khai ở tháng (quý) nào nên lưu riêng theo tháng (quý) đó để kiểm tra đối chiếu với tờ khai thuế GTGT tháng (quý) dễ dàng. Đồng thời, khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ nhanh hơn.

Hiện nay, phần mềm HTKK không còn phụ lục mua vào, bán ra để nhập hoá đơn. Tuy nhiên, nên có một file excel để theo dõi những hoá đơn mua vào bán ra để đối chiếu, giải trình khi làm việc cùng cơ quan thuế.

Kiểm tra xem hóa đơn có đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?

Đối với hóa đơn mua vào:

Nếu người bán viết không đúng thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp bạn có khả năng chịu nhiều rủi ro đáng tiếc khi thanh kiểm tra thuế. Do đó, bạn hãy chú ý kiểm tra một số nội dung sau:

_ Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn: kiểm tra xem nhà cung cấp đã làm thông báo phát hành (sử dụng) hóa đơn với cơ quan thuế hay chưa (tra cứu tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn)

– Kiểm tra các thông tin ngày, tháng, năm có đầy đủ không

_ Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của tên công ty, địa chỉ. Nếu chưa đúng, cần liên hệ với nhà cung cấp lập biên bản điều chỉnh và lưu trữ cùng với hóa đơn viết sai

_ Kiểm tra tính chính xác của mã số thuế. Trường hợp sai MST, cần yêu cầu nhà cung cấp thu hồi lại và xuất hóa đơn mới hoặc lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh

– Kiểm tra hóa đơn có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ đối với mặt hàng phân bón, thức ăn gia súc, mức thuế suất thuế GTGT không thể là 10% được, mà phải là không chịu thuế (tham khảo thông tư 219/2013/TT-BTC), vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào. Nếu mức thuế suất ghi sai thì hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và hoá đơn điều chỉnh ngay hoặc có thể thu hồi và xuất lại hóa đơn mới

– Kiểm tra số tiền ghi bằng chữ và bằng số có đúng không (cả 2 nội dung phải thể hiện cùng 1 số)

– Kiểm tra hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không

– Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không?

– Kiểm tra những hoá đơn đầu vào của mình có thuộc doanh nghiệp bỏ trốn hay không, nếu đã bỏ trốn thì cần kiểm tra ngay thời hạn bỏ trốn của họ là khi nào. Nếu hoá đơn trước thời điểm thông báo bỏ trốn thì có thể được chấp nhận, nếu không thì bạn phải điều chỉnh ngay các số thuế liên quan đến hoá đơn đó, để tránh phát sinh thêm tiền thuế phải nộp khi quyết toán.

Đối với hóa đơn bán ra:

_ Kiểm tra hóa đơn xuất ra có liên tục hay không, hóa đơn không được xuất lùi ngày (ngày hóa đơn sau phải lớn hơn hoặc bằng ngày hóa đơn trước)

Lưu ý: Một số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty. (quy định viết tắt được hướng dẫn tại thông tư 26/2015/TT-BTC, bạn nên đọc để biết xem bạn được viết tắt những chữ gì

– Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)
– Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay. Ngày trên biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hoá đơn thay thế.

Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay

– Kiểm tra các hoá đơn đầu vào xem việc thanh toán đã đảm bảo hay chưa? Những hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT) thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, đặc biệt chú ý những hoá đơn cùng một ngày mua hàng của một nhà cung cấp nếu có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ…).

– Kiểm tra các hoá đơn liên quan đến văn phòng phẩm, tiếp khách… đây là những hoá đơn mà thường người bán chỉ ghi chung chung là “văn phòng phẩm” hay “dịch vụ ăn uống”. Những hoá đơn này cần phải có bảng kê hàng hoá đính kèm.

Cần thêm thông tin hướng dẫn và tư vấn về kinh nghiệm quyết toán thuế, Quý doanh nghiệp và các bạn vui lòng liên hệ 1900 6910 – Ext 101 để được Đội ngũ chuyên viên VTAX hỗ trợ kịp thời.

Xem thêm:

7 tiêu chí để lựa chọn đúng đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử, giúp DN tránh sai sót ngay từ đầu.

Chia sẻ của doanh nghiệp được tuyên dương Hoàn thành tốt nghĩa vụ thuế năm 2018

Tài liệu online Kế toán – Thuế cho người mới bắt đầu

Kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý những gì ?

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói – Lựa chọn an toàn tiết kiệm cho chủ doanh nghiệp

An tâm quyết toán thuế với dịch vụ rà soát hoàn thiện sổ sách kế toán, lao động tiền lương