Công văn số 1746/BHXH-QLT ngày 8/7/2016 của Bảo hiểm xã hội TP. HCM về việc hướng dẫn nghiệp vụ sổ BHXH quy định cụ thể về nguyên tắc cấp, gộp và chốt sổ BHXH như sau:
Theo đó, mỗi người lao động (NLĐ) chỉ được cấp 01 sổ BHXH với mã số định danh duy nhất trong suốt quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN
Vì vậy, khi giải quyết cấp mới, cấp lại, chốt sổ hoặc giải quyết chế độ BHXH, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì cơ quan BHXH sẽ tiến hành gộp sổ và chỉ giữ lại 01 sổ duy nhất, các sổ khác sẽ bị hủy.
Đối với các sổ BHXH bị hủy, NLĐ phải có đơn yêu cầu và xuất trình được những sổ này thì mới được phục hồi quá trình tham gia BHXH và gộp về sổ gốc. Ngoài ra, quá trình tham gia BHXH phục hồi chỉ được bảo lưu và dùng để giải quyết chế độ cho lần sau, không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.
